日系企業でのビジネス・マナー入門
ベトナム ホーチミン市
学校法人 すばるアカデミー
ビジネスクラス教材
＊ 本教材は、本校が実際に使用してきたものです。プリントアウトされて御社社員に配布するだけでも効果があるかと考え、今回、データを出させて頂きます。ぜひ、ご活用下さい。
＊ また、本教材を教える場合は、学習者の職種や日本語能力などに合わせて行ってください。日本語を使わない社員の場合は、ベトナム語での授業が求められます。
I. TỪ TRƯỜNG HỌC ĐẾN CÔNG TY
学生から社会人へ
– Kể từ bây giờ, thời “ sinh viên” đã chấm dứt. Nhưng chắc chắn vẫn còn lại đó những âm hưởng ngọt ngào cũng như những hoài niệm về hai chữ này. Khi còn là sinh viên, chỉ cần chúng ta tuân theo nội qui của trường học, học hành đầy đủ là chúng ta có thể lên lớp.
Tuy nhiên khi chúng ta bước vào công ty thì công ty sẽ yêu cầu chúng ta làm việc với tư cách là người nhân viên thực thụ. Một khi đã đi theo con đường này, chúng ta hãy chuẩn bị cho mình những ước mơ để có thể làm việc một cách vui vẻ và hăng say.
– Như vậy thì cuộc sống sinh viên và cuộc sống nhân viên khác nhau ở những
điểm nào?
1. Cho đến giờ thì chúng ta phải trả tiền học nhưng từ bây giờ trở đi thì chúng ta
sẽ được nhận lương. Tiền lương là hình thức tưởng thưởng cho những thành quả lao động của chúng ta. Và đương nhiên công ty sẽ trả cho chúng ta khoản tiền này.
2. Khi là sinh viên, các mối quan hệ của chúng ta chủ yếu là “Mối quan hệ
ngang hàng”, thế nhưng từ bây giờ, sẽ là “Mối quan hệ trên dưới”. Chính vì sự phức tạp của mối quan hệ này, chúng ta phải làm việc với tinh thần đồng đội.
3. Ở trường học, chỉ cần nhớ được những kiến thức đã học, chúng ta sẽ được lên
lớp. Nhưng ở công sở, đó là sự kết hợp vừa là những kiến thức đã học, vừa là khả năng nắm bắt để thực hiện công việc.
– Dù thế nào đi nữa thì cũng đã đến lúc chúng ta phải tạm biệt với thời sinh viên,
mang theo những ước mơ của một người nhân viên và nỗ lực tìm hiểu cách tiến hành công việc cũng như trật tự trong công sở.
BẠN CÓ BIẾT RÕ VỀ “ CÔNG TY” KHÔNG ?
「会社」とは何だろう？
– Hai chữ “Công ty” nghe có vẻ đơn giản nhưng bạn có biết nó có mục đích như thế nào không? Thật ra một công ty gồm có 3 yếu tố căn bản. Thứ nhất là “Lợi ích chung” tức là những đóng góp cho lợi ích của nhân viên và ban lãnh đạo của công ty thông qua việc nâng cao lợi nhuận. Thứ hai là “Tính xã hội”, cụ thể là những cống hiến của hoạt động quản lý cho xã hội. Và cuối cùng là “Tính công chúng”, tức là những đóng góp cho văn hóa và sự trưởng thành của con người.
– Từ đó ta có thể kết luận, công ty là nơi mọi người phân chia và thực hiện công việc để hoàn thành những mục tiêu đã được đặt ra .
1. Ai cũng biết một trong những mục đích của công ty là nâng cao lợi nhuận. Nếu lợi nhuận tăng lên thì ngoài việc lương bổng của mọi người được nâng cao, các công ty khách hàng cũng có được cảm giác hài lòng về mặt tài chính của công ty mình. Trong một xã hội cạnh tranh gay gắt, thì công ty nào có thể cung cấp cho khách hàng những hàng hóa tốt thì công ty đó sẽ có nhiều khách hàng và lợi nhuận. Chính vì vậy, cả công ty phải nỗ lực cho sự sinh tồn và khả năng đối phó với những biến đổi của môi trường kinh tế và xã hội như cách mạng về kĩ thuật- thông tin .
2. Nếu lợi nhuận tăng lên, công ty có thể cung cấp những sản phẩm tốt cho xã hội cũng như những đóng góp đất nước và khu vực. Tiền thuế mà công ty nộp cũng có ích cho xã hội, hoặc hệ thống phúc lợi.
3. Những dịch vụ mà công ty cung cấp không những có ích cho cuộc sống, mà còn đóng góp cho sự phát triển của văn hóa. Công ty phải nắm bắt chính xác các yếu tố “Thời đại”, “Xã hội”, “Con người” để thực hiện bổn phận đóng góp của mình.
– Trách nhiệm của công ty đối với xã hội là rất quan trọng.
–
II. “SHANAIRYUHO” LÀ GÌ?
社内留保とは何か。
– Đây là một từ nghe có vẻ lạ lẫm nhưng đối với công ty thì điều này rất quan trọng. Việc tích góp được một số lượng tài sản bao nhiêu để có thể đảm bảo cho sự phát triển ổn định của công ty được gọi là “Shanairyuuho” (việc duy trì công ty)
– “Shanairyuuho” có thể là vốn đầu tư cho việc xây dựng cơ sở mới để sản xuất những sản phẩm mới, hoặc là việc hợp lí hóa máy móc thiết bị, cũng như sự chuẩn bị cho những thay đổi bất ngờ. Vì vậy, có thể xem đây là động lực cho sự phát triển của công ty sau này.
– Chúng ta có thể nhìn thấy những thành quả do những hoạt động của công ty mang đến thông qua doanh thu. Doanh thu được chia thành giá gốc và lợi nhuận.
– Giá gốc càng thấp thì lợi nhuận và thành tích của công ty càng cao, và điều này sẽ ảnh hưởng mạnh không những đến công ty mà còn đến cả nhân viên, khách hàng, ban lãnh đạo của công ty và toàn bộ các công ty có mối quan hệ trực tiếp cũng như gián tiếp.
III. TRỞ THÀNH MỘT THÀNH VIÊN TRONG TỔ CHỨC CÔNG TY
会社組織の一員となるために
– Cho đến bây giờ, cho dù bạn có nghỉ học thì cũng chẳng ảnh hưởng đến ai. Tuy nhiên, trong công ty, nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ thì sẽ gây phiền phức cho toàn thể công ty. Nói có vẻ khó hiểu hơn một chút, ta có thể dùng khái niệm “Nguyên lí phân chia hợp tác”
– Tổ chức nào cũng có luật lệ riêng. Đã là một thành viên trong tổ chức thì ta phải tuân theo những luật lệ đó, nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình để hoàn tất đến cùng công việc được giao .
1) Bạn có biết rõ về công ty của mình không?
– Hãy kiểm tra xem từ lúc được thành lập đến ngày hôm nay, công ty đã đi theo hướng đi như thế nào?
2) Bạn có hiểu nhiệm vụ và “keieirinen” không?
– Ý nghĩa của sự tồn tại của công ty được gọi là “Keieirinen（経営理念）”. Điều này được ghi rõ trong tuyên ngôn của mỗi công ty. Hãy nhận thức rõ điều này để trở thành một nhân viên của công ty.
3) Hãy nhận thức được vai trò và lập trường
– Để thực hiện được mục đích của công ty, bản thân mỗi người phải hiểu rõ vai trò và lập trường của mình, mình đảm nhận việc gì, đạt kết quả nào cho tốt, và làm việc với một tinh thần trách nhiệm cao.
4) Chú ý tầm quan trọng của team work
– Vì cùng làm việc trong một tổ chức cho nên mối quan hệ giữa người với người trở nên vô cùng quan trọng. Đối với những công việc quá sức một người, nếu mọi người hiệp lực chung sức thì chắc chắn sẽ hoàn thành mục tiêu. Và hãy cố gắng đừng quên lòng biết ơn đối với tất cả mọi người .
IV. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỘT NHÂN VIÊN
社員として求められる事柄
Bạn có biết 4H không? Health- Heah- Hand- Heart
1) Health (Sức khỏe 健康):
– Như đã nói ở các phần trước, chúng ta không thể nói vì không khỏe nên có thể nghỉ giống như thời còn sinh viên. Vì vậy, hãy trang bị cho mình một tinh thần khỏe mạnh để có thể phát huy được tài năng của mình và chiến thắng những thử thách khó khăn. Và hãy quan tâm đến sức khỏe của mình, đừng để bị stress.
2) Head (Tri thức 知識)
– Trong công ty, chúng ta hiếm có cơ hội để sử dụng những kiến thức đã được học ở trường lớp. Vì vậy, hãy có gắng rèn luyện và phát huy những kiến thức của bản thân. Ngoài những kiến thức cần thiết cho công việc, việc trao đổi những kiến thức chung về tình hình bên trong và ngoài công ty, khuynh hướng kinh tế là rất quan trọng.
3) Hand (Kĩ năng スキル):
– “Biết” và “Có thể” là hai việc hoàn toàn khác nhau. Khi còn là sinh viên, thì cần làm giữa chừng là đã có thể vài điểm. Nhưng trong công ty thì chỉ sau khi bạn hoàn thành công việc một cách đầy đủ bạn mới được công nhận. Vì vậy, hãy trao dồi kĩ năng với một ý thức chuyên nghiệp và trang bị cho mình tác phong cần thiết của một nhân viên.
4) Heart (Nhiệt tình 熱意):
– Hãy làm việc hết sức với một tinh thần không ngại thử thách và không sợ thất bại. Một người nhiệt tình sẽ được mọi người công nhận và cũng sẽ có được sự tự tin cho mình.
V. NĂM LOẠI Ý THỨC CHO NHÂN VIÊN
社員として持つべき5つの意識
– Đối với một người nhân viên, có 5 loại ý thức được xem là cần thiết trong quá trình làm việc. Hãy ghi nhớ từng loại :
1. Ý thức về giá cả 原価意識:
– Nguyên tắc của một công ty là đầu tư ít lợi nhuận cao. Vì vậy việc thực hiện tiết kiệm bằng cách cắt giảm những khoản chi phí không cần thiết là rất quan trọng.
(Tiết kiệm chi phí điện thoại; việc sử dụng phí phạm đồ đạc; chú ý việc sử dụng thiết bị sao cho đúng; chú ý làm việc đạt năng suất và tiết kiệm thời gian; tránh việc lãng phí thông tin).
2. Ý thức về khách hàng 顧客意識:
– Trong xã hội, để có được sự tín nhiệm thì chúng ta phải quan tâm đến việc làm việc toàn tâm toàn ý. Vì vậy mọi người đều chú trọng tới mối quan hệ tin cậy lẫn nhau để nâng cao kết quả hơn nữa. (Phải ưu tiên cho khách hàng; phải nắm bắt được nhu cầu của khách hàng và nỗ lực đáp ứng những nhu cầu đó).
3. Ý thức về sự hợp tác 協力意識c:
– Một người thì không thể nào hoàn thành được công việc. Do đó phải phân chia vai trò cho mỗi người và cùng nhau hợp lực mới có thể hoàn tất được công việc. Vì vậy, hãy chú ý đến mối quan hệ với nhau để nỗ lực hoàn thành công việc nhanh chóng với sự tin tưởng lẫn nhau.
4. Ý thức về sự an toàn 安全意識:
– Vấn đề nhận thức sự an toàn nơi làm việc hay việc chăm sóc sức khỏe được xem là yếu tố cơ bản. Hãy chú ý đến việc bảo quản những tài liệu và thông tin mật .
5. Ý thức về mặt cải tiến 改善意識:
– Điều quan trọng là chúng ta phải thường xuyên đặt vấn đề làm thế nào để có thể hoàn tất công việc một cách vui vẻ, chính xác, nhanh chóng, an toàn.
Bạn có biết 3M không?
– Đó là Muri 無理 (Không hợp lí) – Muda 無駄 (Lãng phí) – Mura むら( Thất thường).
Nếu bạn làm việc theo nguyên tắc 5W2H thì sẽ không gặp thất bại.
What Nội dung công việc: làm cái gì, bắt đầu từ việc gì
When Giới hạn thời gian, làm đến bao giờ.
Where Chỗ làm việc, làm việc ở đâu, thông tin nằm ở đâu.
Why Ý nghĩa, mục đích, tại sao làm việc này.
Who Người chịu trách nhiệm, có ai liên quan đến công việc này.
How Phương pháp, cách tiến hành, làm thế nào thì tốt.
How much Tính toán, mất khoảng bao nhiêu .
– Hãy tạo một cách làm cho riêng mình để thực hiện công việc. Cố gắng tạo ra những phương pháp sắp xếp nội dung và kế hoạch cho công việc. Tránh những phương pháp dựa vào cảm tính hay kinh nghiệm. Và nhớ lưu lại những tài liệu khi thất bại cũng như thành công vì sự tiện lợi cho việc tham khảo sau này.
VI. YẾU TỐ CƠ BẢN CỦA CÔNG VIỆC LÀ PLAN- CHECK
業務を行う際の基本 プランーチェック
– Để thực hiện công việc trôi chảy, PLAN (Kế hoạch), DO (Thực hiện), SEE hoặc CHECK( Theo dõi, kiểm tra) được cho là yếu tố cần thiết.
– Khởi đầu chúng ta lập kế hoạch theo nguyên tắc 5W2H, sau khi lập kế hoạch xong, chuyển sang giai đoạn thực hiện, kiểm tra và theo dõi kết quả. Trong trường hợp có vấn đề hoặc không đạt được kết quả như mong muốn, tìm ra nguyên nhân, kiểm tra đối sách để lưu thành tài liệu cho những công việc sau này.
– Vì vậy, chúng ta nên tiến hành thực hiện công việc theo qui trình P- D- C này. Chúng ta có thể gọi qui trình này là P- D- C hoặc qui trình quản lí.
PLAN Cách lập kế hoạch
– Khi gặp câu hỏi “Trong công việc, bạn nghĩ rằng điều gì là quan trọng nhất?”, đa số mọi người đều trả lời là “Bước tiến hành”. Thế nhưng, thực tế khi bắt đầu công việc thì chắc chắn chúng ta sẽ lập ra bước lập kế hoạch là quan trọng nhất.
– Trước hết, hãy ghi nhớ cách tiến hành công việc theo những nguyên tắc của qui trình quản lí.
1. Phải hiệu rõ mục đích công việc 明確な目標設定:
Suy nghĩ lí do tại sao phải làm việc này và phải làm gì.
Xác định phương châm của cấp lãnh đạo và công ty.
Xác định những công việc liên đới.
Xác định mục tiêu của công việc ( Lượng- Chất- Thời gian)
Cần khoảng bao nhiêu thời gian.
Giới hạn về thời gian.
Sắp xếp công việc.
Trong trường hợp công việc chồng chất, thì giải quyết theo trình tự ưu tiên.
Đối với những công việc cùng loại, tóm tắt lại để giải quyết.
Suy nghĩ cách làm và sắp xếp công việc.
Suy nghĩ xem có sự lãng phí và bất hợp lí trong công việc hay không?.
Suy nghĩ trước những đối sách phòng khi có vấn đề phát sinh.
2. Chuẩn bị 準備ị:
Chuẩn bị những tư liệu, tài liệu, dụng cụ cần thiết cho công việc.
Hãy chuẩn bị những điều trên và rèn luyện cho mình thói quen lập kế hoạch.
3. Cách tiến hành, thực hiện công việc 実行の仕方:
Sau khi thảo luận với những người đi trước và cấp trên để kiểm tra xem cần bổ sung điều gì cho kế hoạch nữa hay không, mới bắt đầu tiến hành công việc. Đồng thời, hãy cố gắng vừa đánh giá tình hình để điều chỉnh kế hoạch, vừa tiến hành thực hiện công việc sao cho không có sai sót.
Tiến hành công việc một cách thận trọng, nhanh chóng và chính xác bằng sự nhiệt tình.
Hợp tác, trao đổi thông tin và liên lạc với những người có liên quan.
Trong quá trình thực hiện công việc, nếu có vấn đề gì phát sinh, thì hãy điều chỉnh lại.
Nhất thiết phải báo cáo liên tục với cấp trên.
4. Cách kiểm tra チェックの仕方:
Xác định xem công việc có được tiến hành theo đúng như kế hoạch hay không. Sau khi công việc hoàn tất, kiểm tra lại kết quả và kế hoạch để làm tại liệu cho những công việc sau này.
Kiểm tra xem có tiến hành theo kế hoạch hay không?
Nếu có vấn đề thì phân tích tại sao công việc lại không theo kế hoạch. Trong trường hợp kế hoạch bị điều chỉnh trong quá trình tiến hành công việc, kiểm tra xem tại sao lại như vậy?
Kiểm tra mục đích có được hoàn tất theo kế hoạch không? Nếu không thỏa mãn với kết quả, hãy phân tích nguyên nhân.
Nghĩ xem còn cách nào khác tốt hơn không để hoàn thiện kĩ thuật và kiến thức bổ ích cho kế hoạch sau này.
Báo cáo kết quả kiểm tra cho cấp trên, những người có liên quan và những người chỉ đạo.
– Trên đây là phương pháp căn bản của qui trình PLAN- DO- CHECK. Đừng nghĩ là khó, hãy cứ thử tự mình thực hiện, đây là con đường nhanh nhất để làm quen với công việc.
VII. CÁCH NHẬN CHỈ THỊ VÀ MỆNH LỆNH ĐÚNG
命令と指示の正しい受け方
– Những công việc và hành động ở công ty đều bắt đầu từ mệnh lệnh và chỉ thị của cấp trên. Đa số trường hợp là những người đi trước sẽ quyết định các bước tiến hành cũng như các quy tắc cơ bản của công việc. Một trong số đó sẽ là công việc mà bạn sẽ làm.
– Chính vì vậy, việc nắm bắt đúng những chỉ thị, mệnh lệnh để tiến hành công việc chính xác là công việc rất quan trọng:
Khi cấp trên gọi, trả lời “Hai” 「はい」rõ ràng, dõng dạc và đi đến đó.
Nhất thiết phải chuẩn bị sổ sách để ghi chú những điều quan trọng. Bởi vì con người là một động vật hay quên .
Kiểm tra bằng nguyên tắc 5W2H để nắm bắt được đày đủ nội dung.
Không nên cắt ngang câu chuyện mà hãy lắng nghe đến hết.
Không nên tự mình kết luận chuyện gì, hãy làm sau khi đã lắng nghe toàn bộ ý kiến và câu hỏi.
Lặp lại nội dung đã nghe để xác định hiểu đúng hay sai.
Sau khi đã nắm bắt được tất cả, nói “ Hai, kashikomarimashita”「かしこまりました」
Trong trường hợp công việc chồng chất, xác định thứ tự ưu tiên và tham khảo đánh giá của cấp trên.
Đối với những công việc do cấp trên ở các bộ phận khác nhau yêu cầu, hãy báo cáo với cấp trên của mình để xin ý kiến.
Nếu biết cách nhận chỉ thị đúng, thì công việc của mình sẽ trở nên dễ dàng hơn. Việc nghĩ ra một phương pháp cho riêng mình có thể sẽ làm cho công việc lý thú hơn.
VIII. CÁCH BÁO CÁO VÀ LIÊN LẠC ĐÚNG
報告・連絡の正しい行い方
– Công việc được cho là kết thúc sau khi hoàn tất việc báo cáo. Nếu không có báo cáo, cấp trên sẽ không biết kết quả và tình trạng của công việc, vì vậy không thể tiến hành các bước tiếp theo cho công việc sắp tới. Để tránh tạo sự bất an cho cấp trên, hãy học cách báo cáo đúng.
Thường xuyên báo cáo trong suốt quá trình.
Khi công việc mất nhiều thời gian/ khi có vấn đề phát sinh/ khi có sự sai sót/ khi tình hình có những thay đổi đáng kể/ khi đã hình dung ra kết quả.
Báo cáo phải nhanh chóng.
Khi công việc hoàn tất, hoặc khi có gì sai sót, đừng để đến khi bị hối thúc mới báo cáo, hãy báo cáo ngay để nhận những chỉ thị kịp thời, thích hợp.
Liên lạc và báo cáo với người ra chỉ thị và mệnh lệnh.
Báo cáo trước tiên phải đưa ra từ kết luận.
Trước hết, phải báo cáo kết quả trước. Sau đó mới đưa ra ý kiến và lập luận của mình.
Báo cáo phải chính xác.
Tránh những báo cáo mang tính phỏng đoán hoặc dựa trên cảm tính. Cố gắng thực hiện báo cáo một cách trung thực và chính xác.
Báo cáo phải ngắn gọn rõ ràng.
Cố gắng tóm tắt các tình tiết cụ thể lại cho ngắn gọn để người đọc (Người nghe dễ hiểu).
Tài liệu đính kèm.
Đối với những công việc phức tạp, có nhiều vấn đề hoặc việc cần phải lưu thành tài liệu, thực hiện việc ghi chú để làm tài liệu giải thích, chứng minh.
IX. THẢO LUẬN, BÀN BẠC
相談 反省
– Chắc bạn cũng nghĩ là việc bàn bạc chẳng có gì hay ho cả phải không? Tuy nhiên, nếu có gặp tình huống phân vân không biết làm thế nào, tại sao lại như thế,… đừng ngần ngại, hãy thảo luận với cấp trên và những người đi trước. Đối với cấp trên, những người nhân viên chịu thảo luận, bàn bạc là người đáng tin cậy. Từ xưa đã có câu nói là “Lắng nghe là sự xấu hổ một lúc, không nghe là sự mất mát cả một đời”.
– Dù là những việc nhỏ nhặt cũng hay tích cực thảo luận. Nhưng cũng phải chú ý đến thời gian và hoàn cảnh của đối phương. Tránh những cách hỏi gây khó chịu cho đối phương.
– Cố gắng nắm bắt đầy đủ nội dung của cuộc thảo luận trong thời gian ngắn không nên hỏi câu trả lời hoặc kết luận, mà chỉ nên hỏi gợi ý
Bạn có biết Ho・Ren・So （ ほう・れん・そう）không?.
Họ (Báo cáo) – Ren (Liên lạc) – So (Bàn bạc) là yếu tố không thể thiếu được trong công ty. Gọi chung là Ro Ren So.
X. MỐI QUAN HỆ GIỮA NGƯỜI VỚI NGƯỜI LÀ RẤT QUAN TRỌNG
人間関係の難しさと大切さ
(Bạn có ý thức được là mỗi ngày mình đang làm việc với đồng nghiệp không?)
– Sau khi gia nhập công ty, một trong những điều khó khăn trước tiên đó là “Mối quan hệ giữa người với người”
– Quan hệ của mọi người ở nơi làm việc là phức tạp. Bởi vì ngoài mối quan hệ cấp trên và cấp dưới, còn có những mối quan hệ giữa những người khác nhau về tuổi tác, giới tính, trình độ, quê quán, sở thích… chẳng hạn như là đồng nghiệp, các bậc anh chị, khách hàng, các công ty liên đới, những người ở gần công ty…
– Vì những người này đều hướng đến cùng một mục đích đó là “Sự thành đạt”, cho nên những mặt tốt mặt xấu của mối quan hệ con người với nhau cũng có những chi phối nhất định đến thành tích của công ty.
– Nguyên tắc cơ bản của mối quan hệ con người đó là “sự vị tha” và “sống vì người khác”. Xuất phát từ việc muốn hiểu đối phương, tình cảm vị tha sẽ nảy sinh để nuôi dưỡng cho mối quan hệ tốt đẹp hơn.
– Cân nhắc lại là, mối quan hệ ở nơi làm việc là vô cùng phức tạp. Khi là sinh viên, nếu chỉ chơi với người tâm đầu ý hợp thì cũng chẳng có vấn đề gì. Nhưng ở công ty thì hoàn toàn khác. Nếu chúng ta thay đổi cách nhìn và suy nghĩ, chúng ta sẽ hiểu ra được nhiều điều. Nhất định phải thay đổi quan điểm.
XI. TÁC PHONG GIAO TIẾP
礼儀 作法
– Một khi đã có sự tin tưởng nhau thì chúng ta sẽ có thể đạt được kết quả vừa ý, ngay cả trong công việc.
– Để giữ cho mối quan hệ được tốt đẹp, việc chú ý đến những điều xung quanh là rất quan trọng. Thông qua sự chân thành trong giao tiếp, chúng ta sẽ có được sự tin tưởng lẫn nhau và quan trọng hơn hết là “sự tâm thông”
– Nếu muốn đạt những kết quả tốt trong công việc thì hãy cố gắng xây dựng những mối quan hệ. Dưới đây là những điều cần thiết trong việc giao tiếp :
Công bằng với mọi người, không thương không ghét ai.
Ý thức nam nữ bình quyền.
Đúng mực ngay cả đối với những người thân thiết.
Không nói xấu sau lưng người khác.
Không gây phiền phức ở nơi làm việc bằng những mối quan hệ riêng tư.
Khi uống rượu cũng phải giữ khoảng cách.
– Đây là những điều đương nhiên ai cũng hiểu nhưng thực tế việc thất bại cũng không phải là ít. Vì vậy, hãy kiểm tra lại một lần nữa .
Ai cũng là con người thôi.
Ai cũng có những lúc khó chịu và tính khí thất thường. Vì vậy, đừng vội vã quyết định “Người này là như thế nào” chỉ qua một hai lần gặp gỡ hoặc quá ấn tượng ban đầu, mà hãy cố gắng tìm ra những điểm tốt của đối phương. Biết đâu trong khuyết điểm lại là ưu điểm.
Cố gắng hòa nhập với đối phương.
Đương nhiên việc giữ lập trường “Tôi là tôi” là tốt nhưng đã là thành viên trong xã hội thì việc hòa hợp với người khác là điều tất yếu.
Cho dù là người khó tính đi nữa, nhưng nếu ta tích cực gợi chuyện thì đối phương sẽ hiểu được tình cảm của ta và sẽ có được sự tin cậy. Lúc đó, chúng ta có thể tạo ra một mối quan hệ tâm đầu ý hợp.
Nhìn người khác rồi nghĩ lại bản thân mình
Trước khi đánh giá người khác là thế này, thế khác thì hãy nghĩ xem bản thân mình như thế nào. Có thể bản thân mình không để ý nhưng trong mắt người khác có thể mình lại có nhiều điều cần lưu ý. Có một câu nói là “con người là một tấm gương” .
Cách giao tiếp với cấp trên và những người trên dưới.
Đã là nhân viên thì phải có cấp trên. Nghe có vẻ khó chấp nhận nhưng có một sự thật là nếu cấp trên và những người đi trước không khai thác triệt để cấp dưới thì điều đó đồng nghĩa với sự mất mát.
Trước tiên, hãy nắm bắt được cách nghĩ của cấp trên và những người đi trước. Bỏ qua định kiến và hãy tự thảo luận về bất kì việc gì. Nếu giao tiếp bằng sự chân thành thì chắc chắn sẽ nhận sự chào đón từ mọi người, ngoài ra chính bản thân mình cũng có thể nhớ được những kiến thức cần thiết cho công việc, vậy là “một công mà hai việc”
Những đồng nghiệp mà ta muốn kết giao
Khi đã kết giao với nhau thì nhất định sẽ có ảnh hưởng đối với nhau. Vì vậy, ai cũng muốn kết giao với những người mang đến những ảnh hưởng tốt cho bản thân mình. Vì việc này có liên quan đến sự phát triển bản thân mỗi người.
Trong công ty, người nào cũng muốn làm những công việc độc lập, chắc chắn là có những người mà ai cũng muốn được kết giao, được trở thành như thế. Kết bạn với những người như thế cũng chính là vì bản thân mình. Đồng thời chính bản thân chúng ta cũng muốn trở thành những người như thế.
Cách uống rượu đúng
Điều cơ bản là đừng nên nghĩ như những lúc hợp bạn thời sinh viên. Khi còn là sinh viên có thể chúng ta không để ý đến những điều xung quanh nhưng một khi đã là một nhân viên thì phải nghĩ việc uống rượu là một phần của công việc. Vì có thể có sự hiện diện của những người của của công ty đối thủ, cũng như là có thể cấp trên đang nhìn mình. Cố gắng làm thế nào để cho dù lúc nào, ai nhìn đi nữa, mình không bị mất tự tin. Và tốt hơn là ngày hôm sau đi làm sớm hơn mọi ngày. Đi trễ hay vắng mặt trong tình huống này là rất khó coi.
Đối với người mình cảm thấy khó chịu
Bởi vì là con người cho nên sẽ có những người cho dù có cố gắng mấy cũng không thể hòa hợp được. Lúc đó, việc chấm dứt quan hệ là rất quan trọng. Hãy cố gắng chỉ tiếp xúc với nhau trên bình diện công việc và chào hỏi.
XII. TẦM QUAN TRỌNG CỦA LÀM VIỆC ĐỘI NHÓM
組織での仕事上での大切な事柄
– Chắc mọi người đã hiểu được vấn đề hoàn thành một công việc, chúng ta phải phân chia công việc ra cho mọi người và mỗi người phải hoàn thành công việc mà mình được giao. Vì vậy, đối với việc mọi người cùng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu, yếu tố làm việc đội nhóm trở nên hết sức quan trọng. Chính vì mối quan hệ tốt đẹp với nhau sẽ phát sinh tinh thần làm việc đội nhóm hài hòa, vì vậy hãy cố gắng hiểu nhau để cùng xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp.
Hoàn tất những công việc được giao.
Hiểu được mục đích của công việc và mệnh lệnh.
Luôn luôn ý thức được vấn đề để nỗ lực hướng về phía trước.
Đừng đổ trách nhiệm cho người khác.
Thông qua tất cả công việc với cấp trên của mình.
Không được lơ là mệnh lệnh.
Vừa liên tục báo cáo vừa tiến hành công việc.
Nói rõ ý kiến của mình nhưng nếu nhận được chỉ thị phải tuân theo nghiêm túc.
Thảo luận đầy đủ.
Trao đổi thông tin phải bí mật.
Cho dù ý kiến khác nhau, nhưng cũng phải nỗ lực đi đến thống nhất ý kiến.
XIII. NHỮNG ĐIỀU CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP
社交上の基本事項
– Giao tiếp là một kĩ năng cần thiết để giúp cho công việc được xúc tiến nhanh chóng. Hai kĩ năng cần thiết khi giao tiếp đó là: “năng lực truyền tải chính xác sự việc cho người khác” và “năng lực nắm bắt được chính xác những gì người khác nghĩ”. Thông qua việc truyền tải chính xác những tình cảm và suy nghĩ từ “nội tâm” của chúng ta đến “nội tâm” của đối phương bằng những từ ngữ chính xác, chúng ta sẽ hiểu rõ được tình cảm, tâm lí của đối phương. Vậy chúng ta phải làm như thế nào? Hãy nghĩ đến việc nâng cao nói chuyện và lắng nghe.
1. Về cách nói chuyện.
Phải xác định rõ mục đích muốn nói về chuyện gì.
Trực tiếp nói chuyện bằng một phong cách cởi mở, vui vẻ.
Ngắn gọn, chính xác, rõ ràng.
Tránh sử dụng những từ tối nghĩa.
Truyền đạt trọng tâm của sự việc, tránh ý kiến chủ quan và tình cảm cá nhân.
Dùng thống kê, biểu đồ để giúp đối phương hiểu rõ hơn.
Vừa nói vừa xác nhận xem đối phương có hiểu không.
2. Về cách lắng nghe
Tránh không đánh giá bằng thành kiến ban đầu.
Không nhìn nhận sự việc theo một chiều.
Đừng để cảm giác chi phối, hãy bình tĩnh lắng nghe cho dù có gì bất tiện đi nữa.
Lắng nghe bằng sự khiêm tốn.
Lắng nghe một cách tập trung và chú ý cao.
XIV. HÃY BẮT ĐẦU MỘT MỐI QUAN HỆ TỐT ĐẸP
TỪ VIỆC CHÀO HỎI NỒNG NHIỆT:
しっかりした挨拶からしっかりした関係を構築しよう
– Như mọi người đã biết, sau khi thức dậy chúng ta bắt đầu một ngày mới bằng câu “Chào buổi sáng”. Ở công ty cũng vậy, người ta thường nói một mối quan hệ tốt xuất phát từ câu chào hỏi. Một câu chào hỏi có tình cảm sẽ làm cho người khác thấy hạnh phúc. Vì vậy ai cũng muốn tạo hảo cảm với người khác bằng chào hỏi.
Ohayougozaimasu 「おはようございます！」: ý nghĩa là “Ngày hôm nay hãy cố gắng”.
Itte mairimasu 「いいえ わかりません」: thể hiện tình cảm “Tôi sẽ cố gắng rồi quay về, xin giúp đỡ”.
Itte irasshai「いってらっしゃい！」 : tỏ sự quan tâm “Hãy cẩn thận”.
Okaerinasai「おかえりなさい！」 : ý nghĩa là “Bạn vất vả quá”.
Otsukaresama deshita「おつかれさま でした！」: bày tỏ sự quan tâm, lòng biết ơn.
Osaki ni shitsureishimasu「おさきに しつれい します！」 : bày tỏ sự biết ơn sau một ngày làm việc.
Omachishite orimashita「おまちして おりました！」 : dùng để chào hỏi khách hàng.
Itsumo osewa ni natteorimasu「いつも おせわに なっております！」: lời chào cảm tạ lịch sự.
Shitsurei itashimasu 「しつれい いたします！」: sử dụng khi viếng thăm hoặc cáo từ.
Arigato gozaimasu「ありがとう ございます！」 : bày tỏ sự biết ơn, cảm tạ.
Hai 「はい！」: bày tỏ lòng kính trọng đối với đối phương.
– Chỉ là việc chào hỏi rất bình thường, người ta có thể qua đó đánh giá tốt hay xấu về công ty. Vì vậy, đừng quên mỗi người, mỗi người là bộ mặt của công ty.
Tránh không đánh giá bằng thành kiến ban đầu.
Không nhìn nhận sự việc theo một chiều.
Đừng để cảm giác chi phối, hãy bình tĩnh lắng nghe cho dù có gì bất tiện đi nữa.
Lắng nghe bằng sự khiêm tốn.
Lắng nghe một cách tập trung và chú ý cao.
XV. NHỮNG VIỆC CƠ BẢN TRONG VIỆC CÚI ĐẦU CHÀO HỎI
始業と終業の挨拶の基本
– Đi liền với việc chào hỏi là động tác cúi đầu. Chúng ta phải làm thế nào để việc cúi đầu vừa đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ vừa thể hiện được tình cảm của mình.
1. Chào bằng mắt
– Cúi đầu thể hiện tình cảm, chào hỏi bằng mắt. Được dùng khi gặp cấp trên và khách khi đang làm việc.
2. Chào nhẹ
– Nhìn xuống, gập người khoảng 15 độ. Được dùng khi gặp khách lạ, cấp trên, những người đi trước ở hành lang.
3. Chào hỏi thông thường cúi đầu khoảng 30 độ.
– Phụ nữ thì đặt tay trái lên tay phải và đặt ra trước. Nam giới thì để tay dọc theo sóng quần.
1→2 cúi người.
3→ đợi một chút.
4-5-6 → từ từ khôi phục tư thế cũ.
Dùng khi đón tiếp hay đưa tiễn khách, hoặc khi cấp trên gọi mình.
4. Chào lịch sự / kính trọng
– Cúi người 45 độ và giữ người 2-3 giây. Được dùng khi đón tiếp những vị khách quan trọng hoặc khi cảm ơn tạ lỗi.
–
XVI. NHỮNG QUI TẮC QUAN TRỌNG TRONG NƠI LÀM VIỆC
就業場所での大切な規則
– Như đã đề cập ở phần trên, công sở là nơi mọi người cùng nhau tiến hành công việc. Vì vậy giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với mọi người để làm việc là điều đương nhiên. Muốn thế, chúng ta phải biết trước một số nguyên tắc mà chúng ta tuyệt đối phải tuân thủ theo. Trong đó, điều quan trọng nhất là “việc tuân thủ nghiêm ngặt về thời gian nhưng ngoài ra tùy lúc tùy chỗ chúng ta phải chú ý thêm một số điều khác”
1. Qui tắc về việc đi làm và bắt đầu công việc
Cố gắng đi làm sớm.
Bắt đầu công việc bằng việc dọn dẹp, thu xếp.
Trong trường hợp nghỉ việc, hay đi trễ, cố gắng liên lạc càng sớm càng tốt.
Chào hỏi buổi sáng rõ ràng và vui vẻ.
2. Những qui tắc trong quá trình làm việc
Khi đi đâu, phải thông báo địa điểm và thời gian. Và nhớ phải xếp gọn ghế lại tránh làm cản đường người khác. Về tài liệu, lật úp lại để tránh cho người khác nhìn thấy (Đặc biệt phải chú ý đến những điều cơ mật).
Khi ra ngoài, cho dù là việc công cũng phải xin phép cấp trên.
Tuân thủ nghiêm ngặt giờ giấc giải lao, nghỉ trưa. Khi trở lại phải chào hỏi nghiêm chỉnh.
Phân biệt rõ ràng công tư, tránh sử dụng điện thoại vào việc riêng.
Phải luôn chú ý đến việc thu dọn sắp xếp khu vực của mình.
Không được sử dụng tùy tiện đồ dùng của người khác. Ngoài ra, những đồ dùng chung sau khi sử dụng xong phải để lại chỗ cũ.
Trong lúc làm việc tránh cười lớn. Đặc biệt khi có khách đến ứng xử nhún nhường.
Phải gõ của trước khi mở cửa.
Khi nói chuyện với người khác phải xem đối phương có tiện nói chuyện hay không.
3. Những qui tắc ở trong thang máy và hành lang
Tránh nói lớn, nói nhiều ở hành lang, toa-lét, thang máy.
Gật đầu chào khi gặp khách hàng hay cấp trên ở hành lang, cầu thang hay thang máy…
Nhường khách và cấp trên đi trước ở cửa ra vào, hay thang máy.
Khi ra trước, cúi đầu chào những người đi cùng.
4. Những qui tắc khi xong việc và ra về
Tuyệt đối không ra về trước khi hết giờ.
Khi công việc còn dang dở, xin chỉ thị của cấp trên.
Khi công việc bận rộn, sẳn sàng có tinh thần giúp đỡ đồng nghiệp.
Lập kế hoạch cho ngày mai.
Thu dọn, sắp xếp lại bàn làm việc.
Khóa tủ lại (vì nếu có mất mát gì thì mình chịu trách nhiệm).
Khi đi về phải chào hỏi.
5. Những qui tắc khác
Không tiết lộ cho người khác về những chuyện cơ mật hay tình hình nhân sự của công ty.
Không nên nói nội tình của công ty ra bên ngoài (Tai vách mạch rừng)
6. Những qui tắc khi nghỉ việc, nghỉ lễ
Khi nghỉ việc.
Khi nghỉ việc phải gọi điện xin phép.
Tự mình liên lạc (Loại trừ trường hợp không liên lạc được).
Nếu ngày hôm đó có công việc cần phải hoàn thành thì đừng quên báo cáo.
Khi nghỉ lễ.
Thảo luận với cấp trên và đồng nghiệp để không phiền người khác.
Tránh nghỉ vào những lúc bận rộn như trong lúc thống kê.
Nếu có thể, báo luôn thời gian kết thúc kỳ nghỉ.
Trước khi nghỉ nên hoàn tất các công việc của mình.
Bàn giao trước kế hoạch và tình trạng công việc để tránh công việc bị đình trệ.
Chào hỏi cấp trên và đồng nghiệp trước và sau khi nghỉ lễ.
Chúng ta thường hay quên do đó những điều trên đây nếu chưa trải qua sẽ không thực hiện hết được.
Tạo ra một danh sách cho riêng bản thân mình cũng là một cách tốt.
XVII. NHỮNG ĐIỀU CẦN CHÚ Ý Ở PHÒNG TIẾP KHÁCH
応接室での接客時の留意点
– Từ xưa, ở Nhật Bản đã có truyền thống “chỗ trên, chỗ dưới”. Vì thế, ở công ty cũng vậy. Thậm chí còn có cả cách thức khi ngồi trên sofa và ghế mà nếu nhầm lẫn sẽ xảy ra nhiều điều đáng tiếc.
– Ở bài này, chúng ta phải xem xét cách thức chuẩn bị ở phòng tiếp khách cũng như cách ngồi trên sofa, ghế trên, ghế dưới.
1. Khi được dẫn đến phòng tiếp khách
o Sau khi được người hướng dẫn mời hãy ngồi.
o Khi đi đông người, ngồi trên ghế dài theo thứ tự chức vụ từ trên xuống. Khi đi một người thì ngồi ở gần cửa ra vào nhất của ghế dài.
o Ngồi nhẹ xuống sofa, thẳng lưng, khi đối phương đến thì ngay lập tức đứng dậy.
2. Về áo khoác
o Đặt áo khoác dưới chân hay kế bên ghế sofa. Cho dù có đồ treo áo, tuyệt đối không sử dụng, trừ khi được nói “mời sử dụng”, ngoài ra gấp lại vắt trên tay ghế sofa cũng được
3. Đồ cầm tay
o Đặt dưới chân hay bên cạnh ghế sofa.
o Những tài liệu cần thiết thì lấy ra đặt trước trên bàn.
4. Khi đối phương xuất hiện
o Đứng dậy chào hỏi.
o Đến chỗ đối phương và trao đổi danh thiếp.
o Sau khi được mời “xin mời” hãy ngồi.
5. Khi được đãi trà
o Lịch sự nói lời cảm ơn.
o Vào lúc đang nói chuyện không thể nói cảm ơn được thì có thể gật đầu nhẹ.
6. Về việc hút thuốc
o Không hút thuốc trừ khi được đối phương mời.
o Nếu đối phương không hút thuốc thì mình cũng không hút thuốc.
7. Nhanh chóng đi vào công việc
o Lắng nghe ý kiến của đối phương, đồng thời vừa nói chuyện vừa xem phản ứng đối phương.
o Sau khi xong việc, cảm ơn về việc đối phương đã dành thời gian quý báu cho mình và kết thúc đúng lúc.
XVIII. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LÊN XE
乗車時の留意点
– Cân nhắc tính an toàn và thoải mái
– Một khi đã làm việc một thời gian trong công ty, sẽ có lúc đi với cấp trên hoặc khách trên xe hơi, xe điện hoặc shinkansen. Lúc đó ta không biết mình phải ngồi ở đâu thì sẽ là một điều vô cùng xấu hổ. Hãy cố gắng ghi nhớ trước.
1. Khi lên xuống xe
– Khi hướng dẫn khách và cấp trên lên xe, mở cửa đưa tay ra và nói “Douzo”
– Khi xuống xe, xuống trước để xem có an toàn hay không rồi mời khách hoặc sếp xuống xe.
– Nếu có hành lý, nhanh chóng cầm lấy để đối phương xuống dễ dàng.
– Khi đưa tiễn, khi xe bắt đầu chạy, cúi đầu chào một lần nữa.
– Khi được tiễn, mở cửa kiếng ra và nói lời cám ơn, sau khi xe lăn bánh chào một lần nữa.
– Trên đây là những cách thức cơ bản. Tuy nhiên, bởi vì có nhiều trường hợp phải tự mình ứng phó tùy theo tình huống, hãy chú ý đến hành động của cấp trên và những người đi trước để có thể học hỏi thêm.
XIX. 7 TÁC PHONG ĂN UỐNG (ĐỒ ĂN NHẬT):
飲食時のマナー７つ
– Một khi trở thành một thành viên trong xã hội, sẽ có nhiều cơ hội ăn uống với nhiều người. Khi ăn uống với bạn bè, chúng ta có thể vui đùa vui vẻ mà chẳng cần phải ngại ngần gì. Thế nhưng trên phương diện công việc thì lại là chuyện khác.
Khi cùng ăn uống với khách và cấp trên, ngoài việc ăn uống chúng ta cần chú ý đến nhiều điều khác nữa, chứ không thể vì đói mà lao vào ăn uống không.
Cách an toàn nhất là, nhìn xung quanh và bắt chước người nào có vẻ quen thuộc nhất. Tuy nhiên vì cũng có trường hợp người mình bắt chước làm sai, cho nên tự mình phải nhớ trước những tác phong tối thiểu.
A. Món ăn Nhật 日本食の場合
Có thể bạn nghĩ là đối với người Nhật thì việc dùng đũa không có vấn đề gì. Nhưng thật ra việc cầm đũa thế nào cho đúng, ăn uống đẹp đẽ quả thật rất khó.
“Saguri hashi” không được dạo tới dạo lui để tìm xem “có món nào mình thích không”.
“Tsuki bashi” đũa là vật dụng để gắp thức ăn. Cho nên dùng đũa.
“Sashi bashi” để đâm xiên thức ăn rồi đưa lên miệng là vi phạm qui tắc.
“Neburi bashi” không được ngậm đũa trong miệng, phân vân “ăn cái gì đây”
gắp tới gắp lui (là không đúng lễ nghi)
“Namida bashi” tránh để cho đồ ăn nhiễu khỏi đũa, nhìn rất bê bối.
“Utsuri bashi” không nên đang gắp món này vì muốn ăn món khác lại
chuyển sang gắp món khác
“Mayoi bashi” cầm đũa phân vân không biết ăn món nào
“yose bashi” không được dùng đũa kéo, đùa chén, đĩa.
B. Món ăn Châu Âu 洋食時のマナー
– Bình thường bạn có thể sử dụng dao, nĩa thành thạo, nhưng những lúc căng thẳng thì lại là chuyện khác. Tác phong cần lưu ý nhiều khi ăn (các) theo kiểu Tây Âu là tranh khua (gây) gõ những đồ dùng ăn uống vào nhau.
Khăn ăn: gấp đôi, hướng đáy khăn về phía mình và đặt lên đầu gối, dùng để lau tay và lau miệng.
– Dao và nĩa: nếu đúng theo nghi thức thì có hơn 10 cái dao hoặc nĩa được sử dụng. Đừng có ngạc nhiên về số lượng dao nĩa này. Ta sẽ sử dụng những cái dao, nĩa được xếp sẵn phía ngoài trước. Sử dụng một lần rồi thì đặt vào đĩa đã dùng. Vì dao, nĩa dùng cho món ăn thịt và cá khác nhau cho nên không sử dụng chung 1 dụng cụ.
– Nguyên tắc chung, tay phải cầm dao, tay trái cầm nĩa tuy nhiên khi ăn đổi cầm nĩa sang tay phải cũng không sao.
– Khi nghĩ giải lao giữa buổi, đặt dao và nĩa theo hình chữ bát. Ăn xong thì xếp lại đặt lên bàn xếp cạnh nhau. Lúc đó bồi bàn sẽ mang xuống.
Cách ăn
– Cắt nhỏ sao cho vừa miệng chứ đừng cắn bằng miệng. Bánh mì cũng vậy. Dùng tay xé ra, cho vào miệng. Còn trong trường hợp dao nĩa rơi xuống, hoặc có chuyện gì phát sinh đột ngột, đừng cố gắng tự mình giải quyết, hãy gọi bồi bàn. Ta có thể yên tâm vì họ sẽ giải quyết mọi việc chu toàn.
Món ăn Trung Hoa 中華料理でのマナー
– Khi ăn đồ ăn Trung Hoa, vì mọi người cùng ăn chung với nhau cho nên không nên gắp quá nhiều mặt dù bạn rất thích. Trong trường hợp có nhiều món ăn, hãy gắp và mời mọi người những món ăn gần mình.
– Đương nhiên ăn uống là niềm vui mỗi người nhưng cũng phải cố gắng giữ những tác phong tối thiểu để tránh làm cho người khác không thoải mái. Vì vậy cần phải biết trước đầy đủ những tác phong để không bị mọi người chê là “người đó không có tác phong ăn uống”, “Người này là không được”
XX. THÔNG QUA CÔNG VIỆC NHÌN LẠI BẢN THÂN
見直しの大切さ
“Phát triển bản thân” là việc tự mình học hỏi để nâng cao nhân cách và mài dũa những khả năng của mình ở nơi làm việc.
Những bước phát triển bản thân
Thử phân tích những năng lực mà mình có.
Làm rõ những nhiệm vụ sắp tới.
Lập kế hoạch chừng nào thực hiện công việc, và chú trọng vào điểm nào.
Một khi đã quyết định mục tiêu và kế hoạch, phải luôn luôn có ý thức về mọi vấn đề.
Thu thập thông tin để thực hiện nhiệm vụ.
Liên tục nỗ lực hết sức mình.
a. Phương pháp phát triển bản thân.
• Để làm cho cuộc đời mình đa dạng và phong phú.
Tham gia vào những hoạt động của câu lạc bộ.
Tận hưởng những sở thích riêng.
• Để mở rộng nhận thức.
Thu thập thông tin từ báo chí, tạp chí.
Bồi dưỡng tri thức bằng việc xem nghệ thuật.
Học hỏi từ nhiều mối quan hệ.
• Để nâng cao khả năng làm việc.
Trang bị khả năng ngôn ngữ, kĩ năng vi tính, lấy bằng cấp.
Tham gia vào những hội nghị về nghiên cứu, giáo dục thông tin